Cechy Twojego systemu rezerwacji

Strona główna > Blog > Cechy Twojego systemu rezerwacji

Grudzień 2021

Cechy Twojego systemu rezerwacji

Czy myślisz, że system rezerwacji to tylko system rezerwacji? W każdej branży występują niuanse, każda branża jest inna, każda działa w innym otoczeniu biznesowym. Dlatego wybierając system dla siebie musimy mieć pewność, że pozwoli nam się skupić na tym co kochamy robić, ogarniając całą resztę. Jakie są najważniejsze cechy systemu rezerwacji?

Najważniejsze cechy systemu rezerwacji

Łatwość obsługi na co dzień

Jeśli używamy kalendarza tak często w ciągu dnia, to wskazane jest, by maksymalnie ułatwiał nam pracę, a nie w niej przeszkadzał lub był powodem irytacji. Intuicyjny dostęp do poszczególnych opcji oraz szybkość ładowania są czasem ważniejsze, niż liczba funkcji takiego systemu.

Łatwość rezerwacji online

Podobnie w przypadku naszych klientów, jeśli proces umówienia wizyty online będzie mało przejrzysty, będzie składał się ze zbyt wielu kroków i będzie wymagał zakładania kolejnego konta, to raczej nie zachęcimy klientów do takiej formy rezerwacji, a liczba telefonów do nas wcale się nie zmniejszy.

Funkcje dodatkowe

Zastanów się, czy możesz potrzebować przypomnień SMS, pobierania zadatków (płatności online), obsługi sprzedaży pakietów i voucherów, wsparcia dla programu lojalnościowego (choćby ewidencjonowania zbieranych pieczątek) i wypisz cechy, na których Ci zależy, następnie zweryfikuj, które systemy je oferują i na jakich warunkach.

Niezawodność

Nie chcemy sobie wyobrażać sytuacji, w których system ma częste awarie, a do tego występują problemy z kontaktem z obsługą klienta, tzw. „żywą osobą”, a zatem lepiej omijać różne polskie wersje zagranicznych systemów-automatów, które nie oferują wsparcia telefonicznego i zostawiają swoich klientów samym sobie.

Dostarczalność SMS-ów

Niektóre systemy oszczędzają na SMS-ach wysyłając tańsze, ale mniej pewne rodzaje wiadomości, które mogą być dostarczane z opóźnieniem kilkugodzinnym, a nawet wcale (jeżeli korzystają z zagranicznych bramek o wątpliwej reputacji).

Statusy SMS-ów

Powinniśmy wybrać taki system, który umożliwia sprawdzenie, nie tylko czy do klienta wysłana została wiadomość, ale czy została odebrana na jego telefonie, co ułatwia odpieranie zarzutów typu „nie przyszedłem, bo nie dostałem SMS-a z przypomnieniem”.

Blokowanie klientów

Każdy ma takich klientów, których ze względu na brak poszanowania do jego pracy, po prostu unika. System rezerwacji powinien uniemożliwić takiemu klientowi zarezerwowanie wizyty samodzielnie, a jeśli taki klient do nas zadzwoni, powinien podczas podawania danych wyświetlić nam informację, że znajduje się na „czarnej liście”.

Zgodność z RODO

Ważna jest też zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO), któremu podlegają wszystkie podmioty działające na terenie Unii Europejskiej.

Cena

To często jest jedno z kryterium wyboru - a rozstrzał w przypadku systemów rezerwacji jest bardzo duży od darmowych poprzez kosztujące kilkadziesiąt złotych miesięcznie, aż po systemy za grubo ponad sto zł, na które dodatkowo musimy podpisać umowę na dłuższy czas, np. cały rok.

Wiele usług do jednej wizyty

Klienci czasami chcą przy okazji jednej wizyty wykonać kilka usług. System rezerwacji powinien im taką możliwość dać, czyli pozwolić zaznaczyć dwie lub więcej usług, co automatycznie powoduje wydłużenie czasu wizyty i eliminuje możliwość umówienia się na zbyt późną godzinę.

Jedna usługa na ograniczonej liczbie stanowisk

Zdarza się, że mamy mniej stanowisk, na których można wykonać daną usługę, niż pracowników, którzy usługę na tych stanowiskach wykonują. Jeżeli o danej godzinie zajęte są już wszystkie stanowiska, system nie może pozwolić umówić się kolejnemu klientowi na tę samą usługę.

Możliwość odwoływania wizyt

Z jednej strony dobrze dać klientom możliwość samodzielnego odwoływania wizyt, z drugiej strony może to ich zachęcać do robienia rezerwacji z dużym wyprzedzeniem, bo przecież zawsze mogą je odwołać, a przez Internet jest to prostsze i łatwiejsze, niż tłumaczenie się przez telefon. Decyzja, czy udostępniać odwoływanie wizyt, czy nie należy do salonu, ale system rezerwacji powinien taką opcję anulowania rezerwacji przez klientów.

Model white-label

Jeśli budujemy własną markę i zależy nam na tym, by klienci nie wychodzili z naszej witryny internetowej, możemy być zainteresowani udostępnieniem rezerwacji bezpośrednio na naszej stronie WWW, bez pokazywania „obcych” logotypów. Jest to model szczególnie popularny wśród sieci franczyzowych oraz firm, które posiadają wiele salonów w różnych lokalizacjach i chcą mieć system rezerwacji na jednej wspólnej i spójnej z tożsamością wizualną marki, witrynie, bez przekierowywania klientów na inny adres.

Wsparcie programu lojalnościowego

Dobrze, gdy w systemie rezerwacji możemy sobie w wygodny sposób odznaczać wykorzystane przez klienta punkty, które identyfikują np. przybijane pieczątki na kartonowym bloczku albo kolejne wizyty w ramach wykupionego vouchera z pakietem usług.

W praktyce zdarza się, że mimo naszych intencji i ustalonego przez nas regulaminu, taki bloczek lub voucher jest współdzielony przez kilka koleżanek i nie mamy możliwości tego sprawdzić. Pomaga więc oznaczanie przy zaplanowanej lub odbytej wizycie faktu wykorzystania przez klienta kolejnego punktu oraz monitorowanie ich sumy aż do osiągnięcia kompletu.

Obsługa pakietów i voucherów

Pakiety usług i vouchery podarunkowe to dobre sposoby na zwiększanie naszej sprzedaży. Oprócz oferowania ich w naszym salonie lub gabinecie, możemy także dać klientowi możliwość dokonania zakupu online. Jedni klienci wybiorą tradycyjną formę i pojawią się w naszym salonie, inni skorzystają z opcji online, bo wolą np. szybko zapłacić BLIK-iem albo zadziałają pod wpływem impulsu.

Jeżeli system rezerwacji online wspiera sprzedaż pakietów i voucherów, to warto z niej skorzystać.

Przeczytaj jeszcze:

Wypróbuj te 3 sposoby na nieodwołane wizyty »

Załóż darmowe konto

Zacznij korzystać za darmo

Bez żadnego ryzyka, w każdym momencie możesz zrezygnować. Podaj swoje dane - skontaktujemy się, aby poznać potrzeby Twojego biznesu:

Dziękujemy! Bardzo zależy nam na Twoim zadowoleniu, dlatego potrzebujemy odpowiedzi na kilka pytań, aby spersonalizować konto najlepiej wspierające Twój biznes:

Ta strona korzysta z plików cookies. Kontynuując przeglądanie wyrażasz zgodę na ich użycie wg polityki prywatności.